На вопрос посетителей блога, как пользоваться приветствием и автосекретарем при использовании услуги SIPофис, отвечает ведущий специалист коммерческого департамента СЦК Владилен Санакоев.

— Владилен, как пользоваться приветствием и автосекретарем при использовании услуги SIPофис?

— Что мы можем услышать, набрав номер телефона? Длинный гудок – ожидайте, короткий – перезвоните. Все просто.
Иногда можно услышать музыку вместо длинных гудков, и ожидание момента, когда поднимут трубку, уже будет не столь томительным.
Но для бизнеса важно дать понять каждому абоненту, что его обращение не останется без внимания, его звонок будет принят, звонившего обязательно соединят с нужным специалистом, либо зарегистрируют заявку и перезвонят.

Парадоксальность вопроса заключается в том, что труднее всего этого добиться малым предприятиям, которые не обладают серьезными ресурсами для внедрения интеллектуальных систем, но более всего в них нуждаются. Потеря хотя бы одного клиента оборачивается для такой компании весьма заметным ущербом.
Именно для тех клиентов, кто не имеет возможности самостоятельно приобрести и настроить полнофункциональную АТС, СЦК предлагает воспользоваться услугой SIPофис. В своем ответе на вопросы наших потребителей я попытаюсь кратко рассказать об автосекретаре компании и приведу несколько примеров применения этого сервиса.
Для лучшего понимания этой услуги предлагаю вам представить свою организацию в виде здания.
Если вы набрали номер, ожидаете ответа и слышите:
А) Обычный длинный гудок. Можно обрисовать вход в такую организацию как обычную металлическую дверь с домофоном, что вполне подходит для частного жилища (номера) или не публичной коммерческой организации. Длинный гудок, конечно, лучше чем короткий, но, согласитесь, это не совсем солидно. Очень часто такое можно встретить в офисных центрах класса С. Не очень презентабельный вход, нет таблички с названием организации, незваных гостей, в общем-то, не ждут. Если ваш бизнес не попадает в эту категорию, идем дальше.
Б) Голосовое приветствие. Это, можно сказать, дверь с табличкой организации. Благодаря голосовому приветствию вы понимаете, куда позвонили. Если вы набрали номер в рабочее время, вас вежливо попросят оставаться на линии и соединят с секретарем, а если в нерабочее время, приветливый голос проинформирует вас об этом и предложит вариант регистрации вашего звонка. Эта возможность достигается благодаря тому, что работа автосекретаря может быть настроена в зависимости от времени суток и дня недели. Я считаю, что наличие голосового приветствия уже обеспечивает отличие домашнего номера от служебного, так сказать, позволяет иметь джентльменский набор для бизнеса. Голосовое приветствие, предлагаемое нашей компанией, кроме того позволяет произвести автоматическую переадресацию на другой номер при занятости основного или по неответу, а еще наше приветствие позволяет записать голосовое сообщение позвонившего или принять факс. При этом вероятность успешного соединения сотрудника компании и клиента резко возрастает. И даже в крайнем случае, если разговор не состоялся, можно просмотреть пропущенные звонки и перезвонить самостоятельно.
В) Автосекретарь с одноуровневым меню. Немного усложнив приветствие, можно получить одноуровневое меню, когда вы путем донабора попадаете в нужный отдел или на телефон сотрудника, минуя секретаря. Если опять использовать аналогию со зданием, то у вашей организации за дверью с табличкой наблюдаются указатели с отделами, а у каждого сотрудника на столе стоит табличка с его именем и должностью, так что не промахнешься. Весьма солидно. Функционал с интеллектуальной переадресацией звонков и другие прелести сохраняются.
Г) Автосекретарь с многоуровневым меню. В случае, когда вы путем донабора попали в необходимый отдел, вам дополнительно предлагают произвести соединение с конкретным сотрудником, перечисляя их всех. Опять же по аналогии со зданием – это многоэтажный офис, в котором у каждого сотрудника свой кабинет с табличкой. Это очень здорово и очень впечатляет. Но лично я предпочитаю в таких случаях обратиться с секретарю – пусть меня проводят, иначе легко заблудиться. Да и кому понравится слушать целую минуту цифровую запись, перечисляющую всех сотрудников. В общем, рекомендую использовать только в крайних случаях, если не хотите на входе получать раздраженные голоса ваших клиентов.
В качестве примера можно прослушать приветливого автосекретаря, позвонив на номер 214-76-13.