Четкое понимание этапов автоматизации позволяет сэкономить время и трудоемкость автоматизации.

Этапы автоматизации:

1. Сформировать цели.

2. Описать бизнес-процессы.

3. Оптимизировать и упростить процессы

4. Написать технические задания на автоматизацию.

5. Программирование.

6. Тестирование

7. Внедрение.

Сформировать цели

Чего хотим достичь в результате автоматизации? Цели должны быть измеримы и указаны сроки.

Пример плохих целей:

Чтобы заказы выписывались быстрее
Чтобы был порядок на складе
Чтобы не воровали

Пример хороших целей:
Заказ должен оформляться в течение 1 мин.
Расхождение количества товаров на складе и в учетной системе должны контролироваться каждую неделю и устраняться в течение дня.
Товары курьеру должны выдаваться под роспись и заполняться информация какой курьер какой товар взял.

Описать бизнес-процессы

Чтобы спроектировать систему, которой будет удобно пользоваться, нужно понимать что и в какой последовательности должны делать сотрудники.
На данном этапе важно перечислить все операции, которые выполняют сотрудники и выделить важные моменты, на которые нужно обратить внимание при проектировании.

Оптимизировать и упростить процессы

Часто бывает так, что в процессе описания бизнес-процессов становиться понятно, где работа дублируется, где она делается неэффективно, а где она вообще не нужна либо ее результаты нигде не используются.
Это позволяет перестроить процессы еще на бумаге и cэкономить трудозатраты на программирование и внедрение.

Написать технические задания на автоматизацию

Когда понятны цели и порядок работы, можно проектировать учетную систему и писать технические задания на программирование. Важно понимать, что программисты особые люди и они не умеют догадываться как на самом деле должна работать система.
Поэтому очень важно подробно описать русским языком то, что программист реализует в виде языка программирования.

Программирование

Этот пункт я оставлю без комментариев. Отмечу только что программист должен писать код и комментарии к программе так, чтобы через полгода смог сам в них разобраться.

Тестирование

Проводить тестирование должны либо менеджер проекта, либо ответственный со стороны заказчика.
Как показывает практика, ошибки всегда бывают. Большинство ошибок будет обнаружено в процессе внедрение, некоторые в процессе работы, а некоторые вообще никогда не обнаружены.
Если провести тестирование и выловить большинство ошибок до внедрения, это уменьшит сопротивление сотрудников и сильно облегчит внедрение.

Внедрение

На этом этапе переносится информация из старой системы в новую. Сотрудники обучаются работе в новой системе. Система передается из разработки в эксплуатацию. Для этого составляются инструкции для системного администратора и пользователей.

Зачем делать автоматизацию?

Многие руководители не понимают какие задачи должна решать автоматизация и поэтому неправильно понимают цель автоматизации. Что такое автоматизация подробнее здесь.

Если говорить про автоматизацию учета, то вначале нужно нужно наладить учет. Кто какие операции выполняет, какие документы оформляет, что кому передает, откуда берет информацию и только потом нужно эти операции можно автоматизировать. То есть сделать так, чтобы основные рутинные операции выполнял компьютер и вся нужная информация была доступна в пару кликов.

Таким образом получается, что вначале нужно навести порядок с учетом и только потом его автоматизировать.

Бардак автоматизировать невозможно. Если у Вас не понятно как выглядит процесс и что кому нужно сделать, то начните с того, что каждый будет вносить в Excel всю необходимую ему информацию. После нескольких дней работы станет понятно, как этот процесс автоматизировать.

Перед тем как процесс автоматизировать, его нужно упростить.

Невозможно все описать и только потом автоматизировать! Скажете Вы.

Да все описать и сразу все автоматизировать и внедрить очень тяжело, поэтому нужно делать все поэтапно.